Die meisten von uns arbeiten jeden Tag mit Word, Outlook oder Excel, oft sogar mehrere Stunden, und trotzdem benutzen wir in der Praxis meistens immer wieder dieselben Funktionen: eine neue Mail schreiben, auf eine Mail antworten, eine Datei speichern, vielleicht noch eine Tabelle sortieren oder einen Text ein bisschen formatieren.
Die meisten Menüs, Funktionen und Einstellungen bleiben dabei irgendwo im Hintergrund. Man sieht sie zwar jeden Tag, aber im Alltag klickt man selten darauf, nicht unbedingt, weil sie unwichtig wären, sondern schlicht deshalb, weil im Arbeitsalltag kaum Zeit bleibt, solche Dinge einmal in Ruhe auszuprobieren.
Dabei entsteht schnell der Eindruck, dass echte Verbesserungen gleich große Lösungen brauchen. Viele denken sofort an VBA, Automatisierungen, komplexe Prozesse oder neue Tools. Das kann alles sinnvoll sein, aber ehrlich gesagt entstehen viele kleine Verbesserungen im Büroalltag auf eine viel unspektakulärere Weise – oft einfach, weil jemand neugierig wird.
Zum Beispiel, wenn man merkt, dass man zwischen zwei Programmen ständig das Gleiche macht: Text kopieren, irgendwo einfügen, wieder zurückgehen, wieder kopieren, wieder einfügen – ein kleiner, mühsamer Rhythmus, den man irgendwann gar nicht mehr hinterfragt. Bis man zufällig einmal Windows + V drückt und feststellt, dass Windows eine Zwischenablage-Historie hat und sich mehrere kopierte Inhalte merken kann. Plötzlich kann man Dinge auswählen, die man vor ein paar Minuten kopiert hat, und merkt, dass eine kleine Funktion erstaunlich viele Handgriffe spart.
Oder man sitzt vor einem Word-Dokument und versucht, einen Absatz irgendwie auf einer Seite zu halten. Viele lösen das dann mit der klassischen Methode: noch eine Leerzeile, noch eine Leerzeile, noch eine Leerzeile, sechs Mal Enter drücken, bis es irgendwie passt. Bis man irgendwann einmal in den Absatz-Einstellungen landet und entdeckt, dass Word genau dafür Funktionen hat: Absätze zusammenhalten, Zeilen nicht trennen oder Seitenumbrüche besser steuern – Dinge, die das Programm schon immer konnte, die aber viele nie bewusst gesehen haben.
Solche kleinen Entdeckungen passieren selten während eines hektischen Arbeitstags. Dafür braucht es manchmal einfach ein bisschen Zeit, in der man nicht sofort etwas erledigen muss. Ich nenne das gern Sandkastenzeit – eine halbe Stunde, vielleicht einmal in der Woche, in der man einfach Word, Outlook oder Excel öffnet und ein bisschen schaut, was dort eigentlich alles möglich ist, ohne konkretes Ziel, ohne die Erwartung, sofort produktiver zu werden, sondern einfach mit der Frage: Was kann dieses Programm eigentlich noch?
Heute hilft dabei sogar etwas, das früher nicht existierte. Man kann einfach eine KI fragen, welche Outlook-Funktionen im Büroalltag Zeit sparen, welche Excel-Tricks viele nicht kennen oder welche Möglichkeiten Word eigentlich längst bietet. Oft bekommt man innerhalb weniger Sekunden eine Liste von Dingen, die man jahrelang direkt vor der Nase hatte, ohne sie jemals zu benutzen.
Viele der kleinen Tricks, die den Arbeitsalltag tatsächlich erleichtern, entstehen genau so – nicht durch große Projekte oder lange Schulungen, sondern durch einen kurzen Moment Neugier. Vielleicht braucht es also gar keinen großen Kurs und keine komplizierten Automatisierungen. Vielleicht reicht manchmal einfach eine kleine Gewohnheit: einmal pro Woche eine halbe Stunde Sandkastenzeit mit Word, Outlook oder Excel. Und dann einfach schauen, was passiert.
Wie Albert Einstein einmal sagte:
„Ich habe keine besondere Begabung. Ich bin nur leidenschaftlich neugierig.“
Vielleicht ist genau das auch im Büro manchmal die wichtigste Fähigkeit.
